La mejora continua en las empresas

Mejora continua es el conjunto de acciones dirigidas a obtener la mayor calidad posible de los productos, servicios y procesos de una empresa. La mayoría de las grandes empresas disponen de un departamento dedicado exclusivamente a mejorar continuamente sus procesos de fabricación. Esto se traduce en reducción de costes y tiempo, dos factores básicos en cualquier estrategia de mejora continua que persiga el crecimiento de una organización.

El resultado de aplicar procesos de mejora continua será un producto o servicio mejorado, más competitivo y que responda mucho mejor a las exigencias del cliente.

En este artículo, te explicaremos cómo aplicar la mejora continua en una empresa, con el fin de que minimices tus gastos y se incremente la productividad de tus tipos de procesos de trabajo. Pero antes, ¿cuáles son realmente los beneficios de la mejora continua en la empresa? Destacamos los más básicos y generalizados para cualquier tipo de empresa.

BENEFICIOS DE LA MEJORA CONTINUA EN LA EMPRESA

• Incremento del rendimiento de tu equipo
• Empresas más productivas
• Reducción de costes
• Reducción de plazos de ejecución
• Optimización de procesos
• Errores minimizados
• Resultados cada vez más eficaces
• Productos y servicios mejor dirigidos al cliente final
• Aumento de la motivación de los equipos de trabajo

Ya sólo con los cuatro primeros beneficios, podemos convencernos del gran poder que supone aplicar un adecuado proceso de mejora continua en una empresa. De ahí la importancia de no dejar de invertir en ella, será el motor con el que nos haga ser mejores en un mercado cada vez más saturado y competitivo.

La mejora continua también supone implementar en la empresa una actitud y conciencia en el equipo por no dejar nunca de avanzar para ser más competitivo. Esto se traduce en multitud de elementos con los que tu equipo se sentirá como pieza clave en este proceso. Desde el sentimiento de pertenencia, motivación continua, ausencia de aislamiento o certeza de que en la toma de decisiones se tiene en cuenta su bienestar laboral.

Todo ello generará también una mejora continua de los procesos de producción, pues quienes los ejecutan son las personas. Por este motivo, los responsables de cada proceso deben facilitar el trabajo a cada colaborar, bien a través de flexibilidad laboral, salario económico y emocional, o bien seleccionando herramientas  aplicadas por las empresas para mejorar la productividad de tu gestión.

FASES DE LA GESTIÓN DE CALIDAD

Una vez hemos visto la importancia de la mejora continua en las empresas, es importante hablar de gestión de calidad. Ambos conceptos buscan mejorar la calidad del producto o servicio, y son parte primordial del plan estratégico de una empresa. De hecho, la gestión de calidad engloba el concepto de mejora continua, siendo cuatro las fases que la definen.

1. Planeamiento de la calidad
2. Control de la calidad
3. Aseguramiento de la calidad
4. Mejoras en la calidad

¿CÓMO HACER UN PLAN DE MEJORA CONTINUA?

• El primer paso es conocer los requisitos básicos para su aplicación:
• Resultados medible
• Feedback
• Apoyo de la alta dirección
• Funciones y responsabilidades de equipo bien definidas y claras
• Herramientas y tecnología adecuada
• Cultura de transparencia para compartir soluciones

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Influencia de los los SGC en la empresas.

Los beneficios de la implementación de sistemas de gestión de calidad son especialmente importantes para las empresas, las cuales están en constante competencia por el mercado y es vital mantener los costos marginales bajos y la ventaja competitiva elevada para así lograr subsistir en el sector

Un Sistema de Gestión de Calidad correctamente implementado puede ayudar a la empresa a lograr sus objetivos estratégicos al mejorar la eficiencia de todos sus procesos, tantos primarios como de apoyo, mejorando as su cadena de valor en su totalidad, logrando no solo mayores ventas sino una mayor confianza de parte de sus clientes

Ser excelente es el objetivo de muchas organizaciones. Sin embargo, ser excelente es complejo y exige una alineación de múltiples factores, entre los que se encuentra, sin duda, el contar con unos buenos sistemas de gestión de calidad.

Primeras definiciones de sistemas de gestión de la calidad

Según la Real Academia de la Lengua la calidad es la propiedad o conjunto de propiedades inherentes a algo, que permiten juzgar su valor. Sin embargo, en el ámbito del management, el término ha evolucionado hacia otras definiciones con diferentes enfoques.

-  .   - Si hablamos de calidad desde la perspectiva del cliente hablaríamos de satisfacer las expectativas de este cliente o consumidor. 

-        - Si nos centramos en las características técnicas del mismo hablaríamos de que es “adecuado para el uso”, “que cumple con las especificaciones o conformidad de unos requisitos”, etc.

En esta línea, se entiende por un sistema de gestión de la calidad, siguiendo las normas ISO, el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad. Incluye la política de calidad, los objetivos de calidad, así como la planificación, el control, el aseguramiento y la mejora continua de la calidad.

8 principios de la gestión de calidad 

Las normas ISO son las normas establecidas por la organización ISO (International Standarization Organization), para estandarizar los procesos de producción y control en empresas y organizaciones. En concreto, la norma básica que regula los sistemas de gestión de la calidad es la ISO 9001. Esta norma está basada en ocho principios de gestión de la calidad:

-          - Orientación al cliente

-          - Liderazgo

-          - Participación del personal

-          - Enfoque basado en procesos

-          - Enfoque de sistema para la gestión.

-         - Mejora continua

-         - Enfoque basado en hechos para la toma de decisión

-         - Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

Ventajas y beneficios de contar con buenos sistemas de gestión de la calidad

De manera genérica, un buen sistema de gestión de la calidad nos ayuda a mejorar nuestra posición competitiva e imagen tanto interna como externamente. Veamos más detenidamente estos beneficios:

-     - Mejora la organización de la compañía. Al ayudarnos a sistematizar operaciones suelen producirse innovaciones que nos ayudan a hacer más eficientes los procesos de la empresa. No sólo nos referimos a diferentes maneras de hacer las cosas, sino también a posibles ahorros de costes, detectar recursos ociosos, pasos de los procesos que no generan valor, etc.

-          - Permite controlar el desempeño de los procesos y de la organización en sí misma.

- El sistema de gestión de la calidad nos ayuda a cumplir de manera más adecuada la normativa relacionada con nuestros productos y servicios.

-         -  Mejora la capacitación de los trabajadores de la empresa. Al tener más información de los procesos, éstos los conocen mejor y pueden abordar su ejecución de manera más ágil, con menos mermas, etc. Además, el hecho de mantener un buen flujo de información con la plantilla ayuda a incrementar la motivación y compromiso de ésta.

-         -  Los sistemas de gestión de la calidad tienen muy en cuenta los requisitos y expectativas del cliente, por lo que su implantación incide positivamente en su satisfacción y, por tanto, en su fidelización.

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La norma ISO 9001 y los Sistema de gestión de la calidad (SGC)

¿Qué es ISO 9001?

La ISO 9001 es una norma internacional que toma en cuenta las actividades de una organización, sin distinción de sector de actividad. Esta norma se concentra en la satisfacción del cliente y en la capacidad de proveer productos y servicios que cumplan con las exigencias internas y externas de la organización, Hoy por hoy, la norma ISO 9001 es la norma de mayor renombre y la más utilizada alrededor del mundo

¿Qué es ISO 9001:2015?

La Norma ISO 9001:2015 es la base del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC. Es una norma internacional que se centra en todos los elementos de la gestión de la calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. 

Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta acreditación porque de este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen SGC.

Existen más de 1 millón de empresas en el mundo que cuentan con la certificación ISO 9001. ¿Qué saben ellas que usted no sepa?

Muchos oyen hablar de la ISO 9001 por primera vez sólo cuando un posible cliente se acerca a preguntar si la empresa cuenta con esta certificación.

El objetivo de la ISO es llegar a un consenso con respecto a soluciones que cumplan con las exigencias comerciales y sociales - tanto para los clientes como para los usuarios. Estas normas se cumplen de forma voluntaria ya que la ISO, siendo una entidad no gubernamental, no cuenta con la autoridad para exigir su cumplimiento.

Sin embargo, tal como ha ocurrido con los sistemas de gestión de la calidad adaptados a la norma ISO 9001, estas normas pueden convertirse en un requisito para que una empresa se mantenga en una posición competitiva dentro del mercado.

Cada seis meses, un agente de un ente certificador realiza una auditoría de las empresas registradas con el objeto asegurarse que se cumplen las condiciones que impone la norma ISO 9001. De este modo, los clientes de las empresas registradas se libran de las molestias de ocuparse del control de calidad de sus proveedores y, a su vez, estos proveedores sólo deben someterse a una auditoría y no a múltiples auditorías realizadas por los diferentes clientes. Los proveedores de todo el mundo deben ceñirse a las mismas normas.  

Sobre la revisión 2015 de ISO 9001

La Norma ISO 9001:2008 fue revisada y actualizada en 9001:2015 para poder reflejar ciertas evoluciones provocadas por los cambios en el mundo. Su esencia misma queda incambiada, sigue siendo siempre su objetivo el de satisfacer al cliente con la conformidad de productos y servicios proporcionados. Sobresale una importancia mayor dada al rol realizado por la dirección en cuanto a la eficacidad del sistema de gestión de calidad. Tres evoluciones mayores intervienen:

-          El enfoque en procesos sigue siendo para importante de la norma ISO 9001, permitiendo así a las organizaciones planificar sus procesos e interacciones; Este enfoque incorpora el ciclo PHVA e integra el pensamiento basado en riesgos.

-          Se integra el pensamiento basado en riesgos: prevenir que cosas malas sucedan y aprovechar oportunidades de lo bueno.  Reconociendo así que no todos los procesos tienen el mismo impacto en la capacidad de la organización en la entrega de productos o servicios conformes.

-          Ciclo PDCA | Plan-Do-Check-Act, en español Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA). Cada proyecto, misión, proceso y actividad deben de ser gestionadas con el este método, permitiendo así a las organizaciones asegurarse por un lado de que sus procesos cuentan con recursos y sean gestionados adecuadamente y por otra parte de que las oportunidades de mejora sean determinadas y de que se actúe en consecuencia.

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Definición de sistema de gestion de calidad

​​​​Sistema de Gestión de la Calidad​

Un Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta que le permite a cualquier organización planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el desarrollo de la misión,  a través de la prestación de servicios con altos estándares de calidad, los cuales son medidos a través de los indicadores de satisfacción de los usuarios.

Para ello la Universidad ha diseñado una estrategia que le permitirá adoptar metodologías para los distintos procesos, apoyado en las mejores prácticas identificadas en cada una de las sedes.

La construcción colectiva de esta herramienta se basará en la identificación de procesos que le permitan a la Universidad, a través de su talento humano un mejor control de las actividades, el logro de los objetivos definidos para cada proceso de una manera efectiva y ante todo la adopción de la cultura del mejoramiento continuo, mediante la gestión del día a día.

Beneficios

La adopción de un sistema de gestión de calidad orientado a procesos posibilita:

Para el Cliente

·         - Recibe servicios oportunos, eficientes y de calidad

·         - Ahorra esfuerzos y dinero al no tener que repetir pasos y documentación

Para el personal

·         - Reduce el esfuerzo tanto físico como mental

·         - Aumenta el grado de satisfacción en sus actividades diarias

·         - Mejora el clima organizacional

·         - Reduce las molestias derivadas de las sobrecargas o subcargas de trabajo

Para la Universidad

·        -  Mejora la imagen ante clientes y empleados

·         - Brinda un servicio caracterizado por la cordialidad, la tolerancia y la responsabilidad

·         - Disminuye la cantidad de tramites

·        - Mejora la utilización de los recursos

·         - Mejora las interrelaciones internas y externas

·         - Disminuye las demoras

·         - Destaca la importancia de una gestión enfocada al cliente

·         - Contar con manual de procesos y procedimientos

·         - Potencia los procesos de mejoramiento continuo

·         - Logra el compromiso de los funcionarios con los objetivos organizacionales

·         - Valorizar y compromete a los líderes en cada una de las sedes y para cada proceso

·         - Permite conocer las  deficiencias  para planear las mejoras

·         - Aumenta la satisfacción de los usuarios internos y externos

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